「アルバイトの応募数はそこそこあるのに、スタッフが全然増えない！」とお悩みの採用担当者様・シフト担当者様は多いのではないでしょうか。

その多くは「応募対応が遅い！」ことが原因です。

アルバイト採用活動で最も重要なのが「スピード感」です。
なぜなら、応募者は応募した瞬間が一番仕事に対するモチベーションが高く、”できるだけ早く働きたい”と思っているからです。つまり、その欲求に応えられない企業はアルバイト先として選んでもらえないことになります。

皆様の会社では応募が入ってから初出勤するまでに平均どれくらいの日数が掛かっているでしょうか？一週間ですか、それとも10日くらいでしょうか？

2024年1月の当社応募者に対し「応募後、何日以内に仕事をスタートしたいですか？」というアンケート調査を実施いたしました（有効回答数150名）。
その結果は…

「平均4.5日」

いかがでしょうか？
想像以上に早いと感じられた方が多いのではないでしょうか。

例えば、応募から初出勤までに7～10日間程度かかっている企業があった場合、
応募者の感覚的には想定の倍以上待たされていることになるので、選考辞退が多発するのも納得できますよね。それに加え、応募者の多くが2～3社同時応募しているので、対応が早い企業に入社を決めてしまい、出遅れた企業は辞退されてしまうことになります。

【応募者のアルバイト先決定プロセス】
　①エリア・職種・待遇で求人検索
　②同じような条件の求人2～3社に同時応募
　③「早く働きたい」と考えている（平均4.5日）
　④連絡があった応募先から順に選考に進む
　⑤”最初に出勤日が決まった応募先”で決定

まずは④で他社に後れを取らないことが重要です。できるかぎり選考フローを短縮し、応募から初出勤までの期間を縮めることをお勧めいたします。

理屈は分かるけど、実際に応募対応を早くするだけで採用数が増えるの？と疑問に思われる方も多いと思います。そこで今回は、アルバイトの採用フロー（入社までの期間）を短縮することでどれくらい効果が出るのかを実際の事例でご紹介させていただきます。

１．採用フロー改善前の歩留まり（事例）

【事例企業Ａ】
　業　　種：サービス業
　店 舗 数：8店舗
　従業員数：約150名（社員70名、アルバイト80名）
　採用目標：60名/年（月平均5名）
　応 募 数：平均20名/月
　応募単価：10,000円/人（特殊な業種のため少し高い目）
　受付対応：各店舗にて入社までを対応

採用フロー改善前の企業Ａの歩留まりは以下通りです。

際立って問題となる部分はないものの、各セクションの移行率が低いため、20名の応募数に対し入社が2名以下と目標を大きく下回る状態になっていました（初日退職は入社に含めない）。

初出勤までの標準的な日数は以下の通りでした。

【応募対応期間】
　・応募⇒受付　　1～3日
　・受付⇒面接　　2～5日
　・面接⇒入社　　2～3日
　※採用連絡や入社手続き
　・入社⇒初出勤　2～3日

決して対応が遅いというわけではないのですが、上記の採用フローだと、最短でも初出勤が7日後になってしまいます。応募者の平均希望日数4.5日から考えると初出勤までに時間がかかりすぎていると言えるため、採用フローの短縮に着手しました。

２．改善後の歩留まり

採用フローを短縮するといっても、各セクションの対応スピードを”1日早める”のが限界です。しかし、この1日が大きな成果を生み出します。以下は改善後の対応日数です。

【応募対応期間の改善】
　・応募⇒受付　　1～3日　⇒　当日～3日
　・受付⇒面接　　2～5日　⇒　0日～3日
　・面接⇒入社　　2～3日　⇒　0日～3日
　※採用連絡や入社手続き
　・入社⇒初出勤　2～3日　⇒　2～3日

改善したのは「初期対応の早さ」です。
応募受付が当日なのはもちろん、面接も「今日の〇〇時ならできますよ」と当日対応できると言えるように準備しておくだけで採用率は大きく改善されます。とにかく早く「話す・会う」ことさえできれば、応募者は一旦安心できるので、その後入社までの時間が多少長くなっても待ってくれる可能性は高まります。以下は改善後の企業Ａの歩留まりです。

初期対応を早くするだけで受付確率は20％上昇し、その後の歩留まりも改善されているのがお分かりいただけると思います。各セクションの歩留まりは5～10％程度しか改善されておりませんが、採用人数は改善前の倍以上になり、採用コストは半分以下に削減されました。

初期対応を早くするだけで人手不足が解消され、採用コストの削減もできるので、ぜひ取り組んでいただきたいと思います。

３．改善案

では具体的に企業Ａが初期対応を早くするために取り組んだ内容をご紹介いたします。

①応募受付できるスタッフを増やす
お店での応募受付は「店長」だけで行っていることが多く、これが初期対応の遅れにつながっていました。そこで、応募対応についてマニュアル化し、アルバイトでも受付対応できるように改善しました。

アルバイト応募の対応をアルバイトがするのはちょっと…となるお気持ちよく分かります。

でも、もっと大切なお客様の予約受付等の対応はアルバイトにさせていますよね。
求人の応募受付は特別な対応と勘違いしてしまいがちですが、本来お店の営業にとってお客様への対応の方が重要ですよね。それを任せられているのであれば、アルバイトが応募対応しても問題ないと思えてきませんか？

しっかりとマニュアルを作成して、接客と同じように対応してもらうことをお勧めします。

②面接を管理部門で行う
面接については採用責任が取れる人が前提となるので、どうしても担当者が限られてしまいます。そうなると面接できる日程も限られてしまいますよね。その結果、応募者の予定と合う日が5日後、一週間後になってしまうことが多々あります。

そうならないよう、面接については管理部門の”誰か”が行うことに変更していただきました。
人事部、総務部、経理部、どの部署の方でも良いと思います。そうすれば管理部門が営業している時間帯であれば”誰か”が面接を行うことができますよね。web上のカレンダーで店舗と予定を共有しておけば、店長が不在でもスグに面接予定を組むことができます。

やっぱり面接は自分で直接したい…そのお気持ちもわかります。

でも正直なところ20～30分の面接で応募者の本質を見抜くことはほぼ不可能なので、自分で直接やっても、他の人がやっても、合否結果はほとんど変わりません。
同じ会社で働く人であれば、出会った瞬間に自社の社風にマッチするのかどうかくらいは分かりますし、逆に店舗以外の人の方が客観的に人材を選ぶことができます。

自分で面接を行うことはあきらめて、入社してきた人をいかに育てていくかに集中されることをお勧めいたします。

このように初期対応を迅速にするだけで採用人数が増え、採用コストが削減できる可能性が高まるのでぜひ、ご参考にしてみてください。